Hoe kunnen HR-diensten in kmo’s Generatieve AI (GenAI) op een verantwoorde en toekomstgerichte manier inzetten en nog steeds de mens centraal stellen? Die uitdaging gaan we sinds september 2024 aan met een breed netwerk van partners in het project HumAIn Resources. In dit artikel leggen we je uit hoe we samen met HR-professionals hun bezorgdheden en noden verwoordden, om deze vervolgens te vatten in drie virtuele HR-persona’s.
Onze aanpak om de noden en bezorgdheden te ontdekken
We voeren onze onderzoeksprojecten altijd van meet af aan praktijkgericht en vraaggestuurd uit. In lijn daarmee organiseerden we als eerste themasessie een workshop met HR-professionals om dieper te graven in hun noden, bezorgdheden en barrières over het thema GenAI binnen HR. Omdat we ons volledig wilden kunnen inleven in de HR-professionals in kmo’s, volgden we een design thinking flow om de deelnemers van de sessie zoveel mogelijk aan het woord te laten en hun perspectief te belichten.
In de explore-fase lieten we de deelnemers vrij aan het woord om aan te geven waaraan zij dachten wanneer ze “Generatieve AI in HR” hoorden. Dit resulteerde in een wolk waarin woorden zoals “ondersteuning”, “efficiëntie”, “hulpbron”, en “assistent” heel prominent op de voorgrond kwamen. Deze vrije associatieoefening was handig om onbewuste ideeën en eerste indrukken rond het thema naar boven te halen, wat hielp om het gesprek op gang te brengen en gedeelde thema’s te herkennen. Daarna konden we dieper duiken.
Concreet wilden we dat de deelnemers ons inzicht gaven in hun werkweek als HR-professional om daarna de link te leggen met hoe GenAI daar een rol in kan spelen. In de empathize-fase creëerden de deelnemers een persona van een HR-professional in een kmo op basis van hun eigen ervaringen. Zo konden we ons beter inleven in hun dagelijkse realiteit. Die persona werd dan meer uitgediept door een journey map te maken van een typische werkweek met de focus op momenten waarin GenAI zou kunnen helpen, bezorgdheden teweegbrengt, of waar er barrières aanwezig kunnen zijn voor het gebruik ervan. Die noden, bezorgdheden en barrières lieten we vervolgens ook dieper bespreken in een klein groepje met telkens één moderator voor elk van die drie thema’s. Deze methodiek (“wereldcafé”) zorgt ervoor dat we dieper konden graven in specifieke thema’s op een erg laagdrempelige en spontane manier. We namen die gesprekken op met ‘old school’ dictafoons om ze later veilig te verwerken (zie ook ons artikel over veilige dataverwerking).
Daarna was het tijd voor concrete ideeën in de define-fase: we lieten de deelnemers individueel of per bedrijf terugblikken op hun journey maps en alle “Hoe kunnen we…?”-vragen oplijsten die in hen opkwamen. Met dit soort spontane vragen zetten we problemen en kansen om in concrete startpunten voor creatieve oplossingen. We brachten vervolgens alle vragen samen en stemden in groep op de vragen waarin iedereen zich het meeste herkende. Deze techniek van dot voting zorgde voor een relevante en herkenbaar focus die gedragen werd door de groep.
Om de sessie af te sluiten lieten we de HR-professionals in de ideate-fase op basis van de gekozen vragen 8 oplossingen schetsen in 8 minuten tijd – de zogenaamde Crazy 8. Deze methode daagt de deelnemers uit om snel veel verschillende ideeën te bedenken, zodat creativiteit vooropgesteld wordt en we verrassende oplossingen konden verzamelen, zonder al te veel over de drempels en barrières van deze oplossingen na te denken. Die input namen we mee naar een volgende sessie rond toolmatchmaking (zie ook ons artikel over toolmatchmaking)
Lisa, Sofie en Mark, de HR-persona’s
Aangezien we ons volledig wilden inleven in de HR-professionals, kozen we ervoor om de output van de themasessie te verwerken in een aantal typische profielen van HR-professionals – oftewel onze drie HR-persona’s – met elk hun eigen karakter en naam. Deze persona’s brachten we tot leven met GenAI in de vorm van aangepaste GPT’s in ChatGPT. Zowel wij, de onderzoekers, als de deelnemende bedrijven konden hierdoor direct in gesprek gaan met hen, in schrijf- én spraakmodus. We vroegen ook feedback aan de deelnemers om te valideren of de persona’s realistisch waren opgebouwd . Op basis van deze interacties verfijnden we de persona’s verder, waardoor ze nu fungeren als handige referentiepunten om verdere projectresultaten aan af te toetsen met de nodige kritische evaluatie. Hieronder lees je hoe wij de input van de deelnemers hebben samengevat in de drie persona’s.
Lisa is de mensgerichte HR-people partner, die empathisch, positief en ondersteunend is en een luisterend oor biedt. Ze is een generalist met een sterke focus op “zachte” HR. Ze werkt in een klein tot middelgroot familiebedrijf met informele bedrijfsstructuur, waar HR geen gespecialiseerde afdeling heeft en er wordt verwacht dat medewerkers meerdere rollen opnemen. Ze wil GenAI inzetten voor administratieve taken, zodat ze zelf kan focussen op menselijke taken, maar vreest dat de technologie het menselijke aspect van HR schaadt. Spreek hier met Lisa!
Sofie is coachend, communicatief sterk, analytisch en strategisch ingesteld. Ze heeft een brede HR-achtergrond, maar focust op lange termijnbeleid en -cultuur. Ze werkt in een middelgrote organisatie met groeiambities waarin ze HR strategisch wil positioneren. Haar organisatie zit in een transitiefase, waarbij de nood aan strategisch HR-beleid groeit, maar de dagelijkse realiteit nog sterk operationeel en ad hoc is. Ze ziet hiervoor mogelijkheden bij GenAI, maar moet haar bedrijf hierin nog mee zien te krijgen. Spreek hier met Sofie!
Mark is de operationele HR-expert, Analytisch, procesgericht, juridisch onderlegd, pragmatisch tewerk gaat. Hij houdt van administratie en cijfers, en werkt in een middelgrote KMO, waar HR operationeel en administratief is. Hij ziet kansen voor GenAI bij repetitieve taken zoals payroll, verlofregistratie en rapportage, maar merkt ook angst voor jobverlies bij enkele medewerkers. Spreek hier met Mark!
Een praktijkgerichte basis
Met deze eerste themasessie legden we dus de praktijkgerichte basis om de stem van HR-professionals centraal te plaatsen in ons onderzoek. We vertaalden hun eigen noden, bezorgdheden en barrières naar drie persona’s, die we via GenAI ook nu nog actief kunnen bevragen. De design thinking-aanpak zorgde ervoor dat we erg praktijkgericht en vraaggestuurd konden inspelen op concrete noden van onze doelgroep terwijl de mens steeds centraal stond. Een ideaal startpunt voor de rest van ons onderzoek!
PS: alle artikels van ons jaaroverzicht werden ook eens gelezen door onze persona’s om te controleren of onze teksten geschikt waren voor onze doelgroep!