Op naar GenAI Readiness

Hoe kunnen HR-diensten in kmo’s Generatieve AI (GenAI) op een verantwoorde en toekomstgerichte manier inzetten en nog steeds de mens centraal stellen? Die uitdaging gaan we sinds september 2024 aan met een breed netwerk van partners in het project HumAIn Resources. Het uiteindelijke doel van dit project is om hiervoor een GenAI readiness dashboard te ontwikkelen. In dit artikel vertellen we jullie hoe we tot onze eerste versie zijn gekomen.

Waarom een readiness dashboard?

Binnen organisaties loopt de adoptie van GenAI soms op verschillende snelheden. Zo kan een bedrijf op de kar van GenAI willen springen, maar zijn (een deel van) haar medewerkers of infrastructuur hier nog niet klaar voor. Anderzijds kunnen medewerkers de nood voelen om zich te laten ondersteunen door GenAI, maar is er hiervoor binnen het bedrijf nog weinig of geen ruimte, met shadow AI tot gevolg. Dit is wanneer werknemers GenAI-tools gebruiken zonder dat hun werkgever hier zicht op heeft.

Met ons dashboard krijg je als (HR-)professional een helder beeld van hoever je hierin staat. We kiezen bewust niet voor statische scores, maar bieden een dynamisch groeipad aan, waarmee je stap voor stap kunt werken aan je gereedheid. Zo helpen we jou en je organisatie concreet vooruit met praktische vervolgstappen, afgestemd op jullie eigen tempo en unieke situatie. Omdat geen enkele organisatie hetzelfde is en er veel verschillende parameters spelen, gaan we voor een holistische aanpak.

We gaan uit van het perspectief van de medewerker zelf, omdat een organisatie alleen GenAI-ready kan zijn wanneer haar medewerkers dat zijn.

Drie uitgangspunten stellen de mens centraal

GenAI dient niet ter vervanging van de mens, maar ter ondersteuning. Door repetitieve en administratieve taken in HR te automatiseren, maken we tijd vrij voor wat er écht toe doet: aandacht voor mensen, gesprekken, groei en verbinding. Dat lukt alleen als we GenAI op de juiste manier inzetten. Dit dashboard is dan ook ontwikkeld vanuit drie duidelijke uitgangspunten: je hebt een duidelijke visie en een concreet beleid, je bent digitaal geletterd en weet hoe je technologie verantwoord gebruikt. Die uitgangspunten stelden we op aan de hand van de input tijdens workshops en op basis van ervaring tijdens onze sessies van GPT Academy.

Een organisatie die GenAI-ready is, heeft een duidelijke visie en beleid, waarin de technologie expliciet waarde toevoegt aan HR en de bredere organisatie. Dit omvat meetbare doelen en specifieke KPI’s die de voortgang en waardecreatie inzichtelijk maken. Tegelijk vraagt deze evolutie om een leergerichte organisatiecultuur – één waarin continu bijleren de norm wordt, en waar experimenteren, bijsturen én falen gezien worden als waardevolle onderdelen van groei.

Een organisatie die GenAI-ready is, is daarnaast ook een organisatie die digitaal geletterd is. Ze heeft een sterke digitale infrastructuur en effectief databeheer met aandacht voor datakwaliteit. Haar medewerkers zijn zowel algemeen digitaal vaardig, als AI-geletterd.

Een organisatie die GenAI-ready is, gebruikt GenAI ten slotte op een verantwoorde manier. Ze heeft ethische richtlijnen, duidelijke AI-governance en een code-of-conduct voor het verantwoord gebruik van GenAI. Medewerkers kennen het beleid en begrijpen waar de kansen én de risico’s van de technologie liggen.

Vier stappen naar GenAI-readiness

GenAI-ready worden doe je natuurlijk niet zomaar, maar dit gebeurt stapsgewijs. In het dashboard wordt je door vier fases geloodst: demystificatie, exploratie, toepassing en integratie.

Je bent voorbij het punt van demystificatie wanneer je als medewerker de basisconcepten van GenAI begrijpt, de potentiële toepassingen ervan (binnen HR) kent en ben je bewust van de maatschappelijke implicaties. In de exploratiefase gebruik je op verantwoorde manier enkele vrij beschikbare of goedkope GenAI tools en experimenteer je ermee met een concreet doel. In de toepassingsfase betrek je ten minste één GenAI-oplossing concreet bij een specifiek (HR-)proces om een bepaalde behoefte aan te pakken en houdt je uiteraard steeds rekening met de maatschappelijke implicaties. De laatste fase is integratie, een fase die zich bevindt op het niveau van de hele organisatie. GenAI is niet langer slechts een hulpmiddel, maar is ingebed in de (HR )strategie. De adoptie is wijdverspreid over meerdere (HR-)functies en het gebruik ervan wordt continu geoptimaliseerd om strategische (HR-)doelen te bereiken.

De eerste tests

We gingen in een workshop met HR-professionals concreet aan de slag met het readiness dashboard om hun ervaringen te verzamelen en het dashboard zo te verbeteren. Omdat we erg hands-on werken, volgden we design thinking methodes om de deelnemers van de sessie zoveel mogelijk aan het woord te laten en hun perspectief te belichten.

Met een feedbackrooster (capture grid) waarin deelnemers feedback konden noteren konden we reacties van deelnemers gestructureerd verzamelen – wat ze goed vonden, wat beter kan, welke vragen ze nog hebben en welke nieuwe ideeën het dashboard oproept. Daarnaast lieten we de deelnemers de vragenlijst invullen en gebruiken terwijl ze hem per twee live besproken. Door deelnemers hun gedachten hardop te laten uitspreken terwijl ze het dashboard gebruikten, kregen we rechtstreeks inzicht in hoe intuïtief en begrijpelijk de tool voor hen aanvoelt.

Tijdens deze praktijktesten met HR-professionals kregen we waardevolle inzichten om het dashboard te verbeteren. Deelnemers gaven ten eerste redelijk veel feedback over het uiterlijk en de opmaak van de landingspagina van het dashboard. Ook gaven ze aan dat sommige woorden als te technisch of afstandelijk aanvoelden (“demystificatie” of iets formelere zinnen). Ook merkten ze op dat het niet altijd duidelijk was of het dashboard bedoeld was voor een organisatie, een medewerker, of enkel technisch aangelegde medewerkers.

Wat betreft de vragenlijst en scoring waardeerden deelnemers de structuur met één vraag per pagina, maar vroegen ze om meer nuance, adaptieve logica en HR-specifieke vragen. Sommige formuleringen waren te complex of vaag, waardoor gokken mogelijk was – wat vaak gebeurde, en de score bijgevolg een vertekend beeld gaf. Verder gaven ze ook aan dat hun scores redelijk laag waren, wat een eye opener was maar ook demotiverend.

De eerste tests maken duidelijk dat het dashboard potentieel heeft, maar nog verfijning vraagt in taalgebruik, vormgeving en vraagstelling. De feedback toont dat de tool tegelijk gebruikt kan worden om professionals bewust te maken van het thema, maar ook om hen bij te staan in hun groei. In de volgende ontwikkelfase zetten we daarom in op een dashboard dat niet alleen inzicht geeft, maar ook motiverend en praktisch richting biedt om stap voor stap GenAI-ready te worden.

Probeer het uit!

Het readiness dashboard is momenteel nog volop in ontwikkeling. Wil je op de hoogte blijven en het als eerste uittesten? Laat dat dan hier weten. De huidige focus ligt op HR-toepassingen, maar iedere professional kan de vragenlijst uitproberen.